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会议实施过程中应注意的事项

发布时间:2015-05-14 [返回]

首先,要创建一个工作进度表,这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面:

1 邀请的贵宾及确认其成行;

2 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成;

3 文书工作、会议资料的准备;

4 房间分配表;

5 用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);

6 交通安排;

7 各项工作的负责人及联络方式;

8 支付各项定金的时间表;

9 表演者的邀请及确认;

10 礼品、胸花、指示牌、胸卡;

11 会务照片及录像资料的制作和赠送。在检查准备工作的时候,关键点是:围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。在结算环节,关键是在活动进行过程当中,要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费 、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言,酒店的各项预定都有保证人数的要求,在预计人数的5-10%以内,酒店是可以灵活处理的。总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的,预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。


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